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如何有效沟通项目的进度和问题

来源:网络整理 热度:℃ 时间:09-21
摘要:中国工程项目管理网

大家都知道项目经理的大部分工作就是进行沟通:与项目成员沟通、与上司沟通、与相关业务部门沟通、与客户沟通等等,其中一个主要的内容就是沟通项目的进度和状态/问题,本文分享了笔者在日常项目管理过程中总结的一些小的心得体会供大家参考。项目管理者联盟

  首先,理解什么是有效的沟通,然后结合具体项目讲述如何实现沟通的有效性。项目管理者联盟

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  如何理解沟通的有效性。在谈沟通的一些文章中有一个著名的漏斗理论,就是一个人通常只能说出心中所想的80%,但对方听到的最多只能是60%,听懂的却只有40%,结果执行时就只有20%了,而三个月后只有5%存留在对方脑中了。项目管理者联盟


  因此,在沟通过程中需要重点关注被听懂了的40%,实际项目中经常出现需求方(市场、商务、产品等)和实现方(技术开发、视觉交互、测试等)沟通不畅和理解偏差的问题,由于这两类角色关注的领域不一样(需求方关注的是商业价值、做什么的问题,而实现方关注的是如何做和什么时候可做完的问题),那么如何提高这两方的沟通效率呢?除了使用下图中的DoD方式外,还有一种方法就是让实现方进行需求反讲,如果能够复述出来那么就应该是听懂了。这个模型类似于TCP通信中的三次握手协议:

  首先由需求方描述需求;然后实现方进行复述;最后需求方进行确认。


  那么,有效沟通至少是项目经理/需求方同时要能自信清楚地表达的想法,实现方/接收方清楚理解并能够达到可复述的地步。

  接下来笔者将分别讲述与业务部门、团队成员、PMO部门及其他干系人,如何进行有效的沟通。

  一、与业务部门沟通项目的进度、问题

  在弱矩阵组织架构中业务部门是我们项目经理的客户和服务对象,项目经理通过成功的交付项目使之满意,并通过提高各业务部门的价值来体现项目经理的作用。

  如何与业务部门进行有效的沟通。那“有效的40%”包含哪些内容呢?笔者在与业务部门进行沟通时主要有以下几个方面:

  项目的现状是什么,客观而独立的给出判断,可以通过项目天气图标或者项目红绿灯的方式来表示一个项目的总体状态。需要一定的勇气和相关的度量指标来协助我们项目经理进行客观独立的判断。一些比较常用的度量指标有: